INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE LA HUERTA

MÓDULO – CIHUATLÁN

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

“Educar, Crear e Innovar”

A S I G N A T U R A:

PROCESOS ESTRUCTURALES

M A E S T R A:

L.A.E. Nancy E. Velasco Novela.

A L U M N O:

Oscar Iván Rojas Gutiérrez.

T Í T U L O     D E L     T R A B A J O:

“UNIDAD 1. Generalidades”

Cihuatlán, Jalisco.

CONCEPTO DE DISEÑO ORGANIZACIONAL

Es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinación que faciliten la implementación de la estrategia, el flujo de Procesos y el relacionamiento entre las personas y la organización, con el fin de lograr productividad y competitividad. El gran reto del diseño organizacional, es la construcción de una estructura y puestos de trabajo, flexibles, sencillos alineados con estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de evolución de la organización, con el fin lograr los resultados y la productividad mediante la organización del trabajo y la distribución adecuada de las cargas laborales. El diseño organizacional es un proceso, donde los gerentes toman decisiones, donde los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia. El diseño organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de su organización y hacia el exterior de su organización.

IMPORTANCIA DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Toda organización u empresa contiene muchos factores, recursos, áreas, divisiones que en conjunto deben alinearse en algún punto para llegar a una meta o fin común, pero, ¿cómo se llevaría sin un diseño previo o una planeación de las necesidades?, es por eso que es de suma importancia esta área de las empresas.

El diseño organizacional se encarga de manejar a la organización con el objetivo de dividir tareas y trabajo para lograr una coordinación efectiva; y se coordinan para resaltar los aspectos con más necesidad, que requieren apoyo o sustentabilidad.

Esta área es una de las más importantes de las organizaciones ya que aquí se disponen las actividades a realizar de cada una de las áreas, en muchas de las organizaciones mexicanas se ven con fracasos cuando no existe un diseño basado en las necesidades que se requieren, es por eso que esta parte de las empresas necesitan de un mayor valor de responsabilidad.

ENFOQUE SISTÉMICO

Las organizaciones como sistemas son un todo, hay que visualizarlos como sistemas y un sistema es un conjunto de elementos interactúantes que requiere del ambiente para sus necesidades.

Las organizaciones como sistemas cuentan con las siguientes características:

Un propósito, es decir, tienen una finalidad específica. El globalismo o totalidad, Esto quiere decir que todas sus partes son interactúantes y la falta de algún elemento sería caótico. Y, un objetivo, hacia donde se dirige la organización.

SISTEMAS ABIERTOS

Un sistema abierto debe saber interactuar con el ambiente para salir adelante, necesita sus recursos y ayuda del ambiente, no puede aislarse debe cambiar y adaptarse de manera continua. Un sistema abierto se preocupa por lo que sucede con sus clientes, proveedores y competidores; no le tiene miedo al cambio.

TEORÍA DEL CAOS

¿Cómo definir el caos? “El término científico «caos» se refiere a una interconexión subyacente que se manifiesta en acontecimientos aparentemente aleatorios. La ciencia del caos se centra en los modelos ocultos, en los matices, en la «sensibilidad» de las cosas y en las «reglas» sobre cómo lo impredecible conduce a lo nuevo”. En la teoría del caos, existen tres conceptos clave transversales: el control, la creatividad y la sutileza.

El control. La incertidumbre y la contingencia son fenómenos que acompañan toda la vida de los individuos y éstos han buscado siempre maneras de enfrentarla y de eliminarla, sin haberlo logrado. En las organizaciones siempre se ha luchado, a veces de manera obsesiva-compulsiva, por “tener el control” de todo lo que sucede y, en nombre de él, se han cometido muchos abusos contra las personas. Los individuos que conocen la teoría del caos saben muy bien que la obsesión de “mantener el control” es una entelequia. Saben que los sistemas caóticos no son predecibles, manipulables y controlables y que, en lugar de resistirnos a las incertidumbres de la vida, lo que deberíamos hacer es aceptarlas.

La creatividad. Cuando aceptamos la incertidumbre, como una característica de la vida, cuando aceptamos el caos, es entonces que aparece la creatividad. Las ideas fluyen libremente, sin ningún control, permitiendo que la creatividad y la imaginación corran como un río en la montaña. De igual forma que un río nace y muere en el mar, así las ideas tienen su tiempo para nacer y su tiempo para morir. Eso es el caos: muerte y nacimiento, destrucción y creación al mismo tiempo.

La sutileza. Aceptar la incertidumbre y permitir que fluya la imaginación, nos permitirá, al mismo tiempo, poner atención a las pequeñas sutilezas, a los pequeños detalles que pueden provocar cambios significativos en las personas.

SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Los departamentos de una organización actúan como subsistemas y ayudan a distinguir el diseño de la organización, algunos ejemplos pueden ser:

• Enlace sobre los limites, estos manejan transacciones de entrada y salida, es decir, tienen la responsabilidad de realizar intercambios en el ambiente. Estos departamentos adquieren suministros y materiales necesarios. Los departamentos que se hallan en los límites trabajan directamente con el ambiente exterior, algunos departamentos que sirven de puentes sobre los límites pueden ser la mercadotecnia y el departamento de compras.

• Producción. El subsistema de producción manufactura el producto y los servicios de la organización. Este subsistema fabrica productos de gran necesidad a los clientes.

• Mantenimiento. Este subsistema es responsable de mantener en buen estado a la organización, se mencionan la limpieza, pintura, reparación, servicio de maquinara, etc. Las actividades de mantenimiento también tratan de satisfacer las necesidades humanas que pueden ser la cafetería del personal, el personal de portería, etc.

• Adaptación. Este es responsable del cambio organizacional. Detecta problemas, oportunidades y avances tecnológicos en el ambiente. Es responsable de la creación de las innovaciones y ayudar a la organización a cambiar y adaptarse. Un ejemplo puede ser el departamento de tecnología e investigación de mercados.

• Administración. Este tiene a cargo la dirección y coordinación de los demás subsistemas de la organización. Ésta proporciona dirección, estrategias, metas, políticas, etc.

En general, se puede decir que dentro de los sistemas siempre está integrado por los subsistemas y todos están interconectados para tener una relación favorable con el ambiente externo y sobre todo con el ambiente interno de la organización. Son interdependientes entre sí y un cambio en cualquiera de ellos interviene en las demás, es por ello que independientemente de la naturaleza del cambio que se implante en una empresa, este debe ser planeado y debe ser precedido de un estudio que muestre el impacto en todo el sistema.

DIMENSIONES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

 Estas dimensiones describen a las organizaciones en gran parte de la misma forma en que la personalidad y rasgos físicos lo que hace la gente.

Las organizaciones jóvenes y pequeñas pueden funcionar con un diseño organizacional relativamente simple e indiferenciado pero cuando se desarrollan y alcanzan un nivel de complejidad determinado se hacen inmanejables con esa escasa complejidad de diseño.

El proceso de diseño organizacional corresponde a una manera de orientar la adecuación de la organización con su entorno y con sus propios procesos de crecimiento.

La división del trabajo en actividades y subactividades elementales reconoce dimensiones críticas tales como: funciones, cumplimiento de aquellas funciones necesarias para la consecución de la misión planteada por la organización (funciones de apoyo y funciones de operación); productos; mercado, etc. En la medida que las organizaciones crecen, desarrollan roles más especializados y se definen departamentos formados también por el criterio de especialización.

Las dimensiones organizacionales corresponden a dos tipos:   Estructurales y Contextuales.

DIMENSIONES ESTRUCTURALES

Las dimensiones estructurales describen las características internas de una organización. Ellas establecen las bases para medir y comparar a las organizaciones.

1. Formalización representa la cantidad de documentación escrita en la organización.

2. Especialización es el grado por el cual las tareas organizacionales son subdivididas en funciones separadas.

3. Estandarización Es la extensión en la cual actividades con trabajos similares son desarrolladas de una manera uniforme.

4. Jerarquía de autoridad Describe quién reporta a quién y el tramo de control de cada administrador.

5. Complejidad se refiere al número de actividades o subsistemas dentro de la organización.

6. Centralización se refiere al nivel jerárquico que tiene una autoridad para tomar una decisión.

7. Profesionalismo Es el nivel formal de educación y entrenamiento de empleados.

8. Razones de personal Se refiere a la designación de personas a varias funciones y departamentos.

DIMENSIONES CONTEXTUALES

Las dimensiones contextuales representan un conjunto de elementos en la que yacen las estructuras y los procesos de trabajo.

Dimensiones contextuales que influyen sobre la estructura organizacional.

El estudio de Aston trata sobre los efectos de siete dimensiones del contexto organizacional sobre distintas variables estructurales.

Las dimensiones contextuales fueron:

• Origen e historia de la organización. 
• Tipo de propiedad y control. 
• Tamaño. 
• Naturaleza y de rango de bienes y servicios. 
• Tecnología. 
• Ubicación. 
• Dependencia de otras organizaciones.

Por otra parte las variables estructurales venían a agrupadas entre grupos:

• Nivel de estructuración de las actividades.

• Grado de concentración de la autoridad.

• Grado de control de la organización.

Dos variables contextuales (tamaño y tecnología) predecían el grado de estructuración de las actividades, mientras que la dependencia y la ubicación predecían el grado de concentración de la autoridad.

        Tamaño es la magnitud de la organización representada por el número de empleados.
Tecnología organizacional es la naturaleza del subsistema de producción, e incluye las acciones y técnicas usadas para cambiar las entradas de la organización en salidas.

El ambiente externo incluye los elementos fuera de los límites de la organización.

AMBIENTE EXTERNO

El ambiente externo son todas las fuerzas relevantes fuera de los límites de una compañía, tales como competidores, clientes, gobierno y economía.

Por relevante se entienden los factores a los que los gerentes deben prestar atención para ayudar a sus organizaciones a competir con eficacia para sobrevivir.

A veces es posible influir en los componentes del ambiente externo.

El medio ambiente externo: dentro de este se encuentran las variables no controlables y que están fuera del alcance de la organización pero de alguna forma pueden visualizarse como son:

 Ecosistema.
Demografía.
Sistema económico, político y social.
Fuerzas culturales.
Fuerzas tecnológicas.

El ambiente competitivo es el ambiente inmediato que rodea a una compañía; incluye a los proveedores, clientes, competidores y otros semejantes.

El macroambiente es el ambiente más general; incluye a los gobiernos, las condiciones económicas y otros factores fundamentales que generalmente afectan a todas las organizaciones.

DOMINIO AMBIENTAL

El ambiente se puede definir como todos los factores fuera de los límites de una organización que afectan las actividades de la organización. Las organizaciones muchas veces intentan cambiar el entorno. Hay cuatro técnicas para influir o cambiar el dominio del entorno de una empresa.

Las organizaciones deciden en que negocio estar, en que mercado entrar y que proveedores, bancos, empleados o sitios utilizar y su dominio puede cambiar. La organización puede buscar nuevas relaciones en el entorno y desechar las antiguas. Una organización puede tratar de encontrar un dominio donde haya poca competencia, pocas regulaciones gubernamentales, clientes adinerados y barreras para mantener fuera a la competencia.

•     Actividad Política, Regulación: La política comprende las técnicas para influir en la legislación y regulaciones gubernamentales. La estrategia política puede utilizarse para reducir barreras gubernamentales en contra de nuevos competidores.

•     Asociaciones Comerciales: Gran parte del trabajo para influir en el entorno se logra junto con otras organizaciones que tienen intereses similares.

•     Actividades Ilegitimas: Las actividades ilegitimas representan la última técnica que algunas veces utilizan las compañías para controlar su dominio del entorno. Ciertas condiciones, como bajas utilidades, presión por parte de los altos directivos o recursos escasos en el entorno pueden llevar a los directivos a adoptara comportamientos que no se consideran legítimos.

•     Modelo Integrado organización – entorno: La incertidumbre mayor se resuelve a través de una mayor flexibilidad estructural y la asignación de departamentos y funciones adicionales de frontera. Cuando la incertidumbre es baja. Las estructuras directivas pueden ser más mecánicas y el número de departamentos y funciones de fronteras es mínimo.

INCERTIDUMBRE AMBIENTAL

Los patrones y eventos que ocurren en el entorno se pueden explicar a partir de diferentes dimensiones, como si el entorno es estable o inestable, homogéneo o heterogéneo, simple o complejo la munificencia, o cantidad de recursos disponibles para sustentar el crecimiento de la organización; si esos recursos están concentrados o dispersos; y el grado de consense en el entorno concerniente al dominio intentado por la organización. Estas dimensiones se resumen en dos formas esenciales en que el entorno influye en las organizaciones:

La necesidad de información acerca del entorno.
La necesidad de recursos del entorno.

La organización también está interesada en los recursos materiales y financieros y en la necesidad de asegurar la disponibilidad de los recursos.

A pesar de que los sectores del entorno general pueden creara incertidumbre para las organizaciones, por lo general, determinan la incertidumbre del entorno organizacional implica centrarse en los sectores del entorno de tareas.

Las organizaciones deben enfrentar y administrar la incertidumbre para ser efectivas. Las incertidumbres significan que las personas encargadas de tomar decisiones no cuentan con la información suficiente de los factores del entorno, y la predicción de los cambios externos es difícil. La incertidumbre incrementa el riesgo de fracaso de las respuestas organizacionales y dificultad de cálculo de los costos y de las probabilidades asociado en las alternativas de decisión.

•     Dimensión Simple – Compleja: Está relacionada con la complejidad en el entorno, la cual se refiere a la heterogeneidad, el número y las diferencias de los elementos externos relevantes para las operaciones de la organización. Cuanto más factores externos influyan en la organización y mayor sea el número de empresas en el dominio organizacional, mayor será la complejidad.

•     Dimensión Estable – Inestable: Se refiere al dinamismo en los elementos del entorno. Un dominio del entorno es estable si es el mismo durante el periodo de mes o años. Las condiciones inestables representan elementos del entorno que cambian con la brusquedad. Los dominios del entorno parecen ser cada vez más inestables para la mayoría de las organizaciones.

ADAPTACIÓN A LA INCERTIDUMBRE AMBIENTAL

La incertidumbre del entorno representa una contingencia importante para la estructura organizacional y comportamientos internos.

Una organización en un entorno determinado puede ser administrada y controlada de manera diferente de una organización en uno incierto en lo referente a sus puestos y departamentos, a su diferenciación organizacional, integración, sus procesos de control y la planeación y pronósticos para el futuro  Las organizaciones necesitan un ajuste correcto entre su estructura y entorno.

Puestos y Departamentos: a medida que se incrementa la complejidad y la incertidumbre en el entorno externo, también lo hace la cantidad de puestos y departamentos dentro de la organización cada sector en el entorno requiere un empleado o departamento que se responsabilice de él.

Amortiguamiento (disminución, redacción) e interconexión de fronteras (limites, barrera) El método tradicional para hacer frente a la incertidumbre del entorno ha sido el establecimiento de departamento de amortiguamiento. El propósito de las funciones de estos es absorber la incertidumbre del entorno.

Diferenciación e integración: La diferenciación organizacional implica a “las diferencias en las orientaciones cognitivas (conocido) y emocionales (entusiastas, apasionados) entre los directivos en distintos departamentos funcionales (prácticos) y la diferencia en la estructura formal (serio entre los departamentos. Cuando el entorno es complejo y cambia rápido, las divisiones organizacionales se especializan en un nivel más alto para manejar la incertidumbre en un sector externo.

Análisis comparativo de los procesos: en entornos muy cambiantes, las organizaciones internas eran mucho más espontaneas, con flujos más libres y adaptables. Con frecuencia las reglas y las regularizaciones no estaban escritas o si lo estaban, eran ignoradas.

CONCLUSIÓN

Con toda esta información yo puedo concluir que los procesos estructurales, son parte fundamental en la administración, ya que gracias a ello, es más fácil, porque nos ayudan a llevar un orden en cualquier  actividad que tengamos que realizar.

El diseño organizacional es un punto muy importante en los procesos estructurales, ya que nos ayuda a manejar y organizar el trabajo de manera que sea más fácil para nosotros como organización.

En estos momentos el mundo ya no se adapta a las organizaciones, ni las organizaciones a los humanos, sino que es al revés, el ser humano es el que tiene que buscar la manera de adaptarse a las condiciones que presentan las organizaciones, y las organizaciones se tienen que enfrentar a las cosas del mundo, por ejemplo a la competencia, la cultura, la política, entre muchas más cosas.

Por esta razón las empresas u organizaciones emplean el enfoque sistémico, es decir aplican diferentes sistemas para adaptarse, así como los subsistemas organizacionales para poder dividir y facilitar las tareas y responsabilidades de la organización.

Para concluir yo pienso que yo como futuro administrador debo de conocer muy bien estos temas ya que en el futuro los vamos a utilizar para realizar nuestro trabajo.